Gesetzliche Regelungen

1% Regelung bei Arbeitnehmern

Arbeitnehmer, denen von ihrem Arbeitgeber ein Firmen- oder Dienstwagen zur Verfügung gestellt wird, den sie auch für private Fahrten nutzen dürfen, müssen den damit verbundenen geldwerten Vorteil als Arbeitslohn mit ihrem eigenen Steuersatz
versteuern. Nach dem Einkommensteuergesetz wird der Vorteil monatlich pauschal mit 1% des Bruttolistenneupreises, unabhängig von dem Alter des Fahrzeugs, bewertet. Alternativ besteht die Möglichkeit die Kosten der Privatnutzung anzusetzen,
wenn der Steuerpflichtige das Verhältnis der dienstlichen Fahrten zur Privatnutzung durch ein ordnungsgemäßes handschriftliches oder elektronisches Fahrtenbuch nachweisen kann.

1% Regelung bei Freiberuflern & Kleinunternehmen

Die Anwendung der 1% Regelung wird auf Fahrzeuge des notwendigen Betriebsvermögens beschränkt – sprich, die betriebliche Nutzung des Fahrzeuges muss mehr als 50 % betragen. Nur wenn diese Voraussetzung erfüllt ist, kann die private Nutzung eines Kraftfahrzeuges künftig noch mit 1% des inländischen Bruttolistenpreises für jeden Kalendermonat angesetzt werden.

Ist dies nicht der Fall, ist der Entnahmewert des Fahrzeuges zu ermitteln und mit den auf die nachgewiesene oder geschätzte private Nutzung entfallenen Kosten anzusetzen. Der Steuerpflichtige muss diesen Nutzungsanteil glaubhaft machen. Gleiches gilt für die Bestimmung der anteilig nicht als Betriebsausgaben abziehbaren Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, wo statt der Pauschalierungsregelung (0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer und Monat abzüglich Entfernungspauschale) dann die tatsächlichen Ausgaben gegen zu rechnen sind. Bei der Bestimmung des betrieblichen Nutzungsanteils ist zu beachten, dass Fahrten zwischen Betriebsstätte und Wohnung als betriebliche und nicht als private Fahrten anzusehen sind. Allerdings sind diese Fahrten steuerlich nicht in vollem Umfang abzugsfähig.
Das Führen eines Fahrtenbuches ist unabdingbar!

Urteile zu handschriftlichen und elektronischen Fahrtenbüchern

Zu den formalen Anforderungen an ein solches Fahrtenbuch hat der Bundesfinanzhof in zwei jetzt veröffentlichten Urteilen Stellung genommen.
Dabei hat der BFH die Auffassung der Finanzverwaltung bestätigt, dass ein solcher Nachweis neben vollständigen und fortlaufenden Aufzeichnungen insbesondere auch voraussetzt, dass das Fahrtenbuch zeitnah geführt worden ist und dass es zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr ohne größeren Aufwand abgeändert werden kann. Aus diesem Grunde hat der BFH im Streitfall einem Fahrtenbuch die steuerliche Anerkennung versagt, das erst im Nachhinein anhand von losen Notizzetteln erstellt worden war.
Ein nach dem Finanzamt ordnungsgemäßes handschriftliches Fahrtenbuch muss zeitnah und in gebundener Form geführt werden. Folgende Angaben sollten zu jeder Fahrt aufgezeichnet werden:

• Geschäftliche Fahrt: Datum, Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner, wird ein Umweg gefahren, ist dieser ebenfalls aufzuzeichnen

• Privatfahrt: nur Kilometerangaben

• Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte: die Kilometerangaben und ein Vermerk im Fahrtenbuch wie „Wohnung/Arbeitsstätte"

Die Fahrten müssen fortlaufend (Fahrtnummer) aufgezeichnet werden. Das nachträgliche Einpflegen von Fahrten in gleicher Schriftart sowie mit verschiedenen Schreibwerkzeugen machen die Finanzamtprüfer sehr skeptisch und führen oftmals zur Verwerfung des Fahrtenbuches. In einem Verfahren war streitig, ob der Ausdruck einer mit Hilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms (im Streitfall: MS Excel) erzeugten Computerdatei den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch genügen kann. Der BFH hat diese Frage für den Fall verneint, dass an dem bereits eingegebenen Datenbestand auf Grund der Funktionsweise der Software nachträgliche Veränderungen vorgenommen werden können, ohne dass deren Reichweite in der Datei zumindest dokumentiert und offen gelegt wird.

Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen ausgeschlossen werden können und das System manipulationssicher ist.